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Fallbeispiele aus der Praxis der Unternehmensberatung

Case Study Tätigkeitsanalyse

Tätigkeitsanalyse der Hausbetreuer bei einer Wohnungsbaugesellschaft

Ausgangssituation

Eine Wohnungsbaugesellschaft beschäftigt fünf Mitarbeiter (vier Hausbetreuer und eine Hausbesorgerin), die als das Objekt mit 633 Wohneinheiten im 21. Bezirk in Wien betreuen. Der Schwerpunkt der Betrachtung lag bei den vier Hausbetreuern, da die Hausbesorgerin ein davon abweichendes Aufgabenprofil ausfüllt.

Um eine sachliche, externe Aussage bezüglich der Tätigkeits- und der Auslastungsgrade der einzelnen Mitarbeiter zu bekommen, sollen in einem festgelegten Zeitraum entsprechende Analysen durchgeführt werden. Die Analysen werden mit Methoden nach internationalem REFA-Standard durchgeführt (Tätigkeitsanalysen, Ablaufanalysen, Multimomentaufnahmen, Zeitaufnahmen). Die Verschiebung der Tätigkeiten zwischen Sommer und Winter wurden nicht berücksichtigt.

Die Geschäftsführung der Wohnungsbaugesellschaft hat in Abstimmung mit dem Betriebsrat folgendes Philosophie bei der Hausbetreuung vorgegeben:   

Priorität in der Betreuung von allen Hausanlagen haben die Sauberkeit, die Mieterbetreuung und die Mieterzufriedenheit.
Dies bedeutet, dass ein gewisser Zeitanteil an nicht geplanten Zeiten (Mieterwünsche bzw. Mieterprobleme) anfällt. 

Unternehmensberatung Tätigkeitsanalyse Ist-Zustand


REFA Vorgehensweise

  1. Auswertung der Arbeitsberichte und Aufteilung der dokumentierten Tätigkeiten in geplante und nicht geplante Tätigkeiten
  2. Berechnen der verfügbaren Kapazitäten je Mitarbeiter
  3. Erfassung und Aufteilung der Stiegenhäuser in vier Kategorien (nach Bodenfläche, Anzahl Stufen, Anzahl Handläufe, Anzahl Geländer, Anzahl Fenster, Anzahl Türen mit und ohne Glas)
  4. Erfassen aller geplanten Tätigkeiten lt. Tätigkeitsprofil
  5. Aufbau eines Mengengerüstes der geplanten Tätigkeiten lt. Tätigkeitsprofil
  6. Zeiterfassung der geplanten Tätigkeiten mittels Stoppuhr (erfasst wurde die tatsächlich benötigte Zeit ohne Leistungsgradbeurteilung) – die im Beobachtungszeitraum nicht angefallenen geplanten Tätigkeiten wurden mit den Hausbetreuern geschätzt
  7. Berechnen der geplanten Tätigkeiten mit den Zeiten und Zusammenfassung des benötigten Aufwandes

Berechnung Mitarbeiterverfügbarkeit

Die anfallenden Tätigkeiten werden laut den Arbeitsberichten in planbare und nicht planbare Tätigkeiten unterteilt:

Case Study Tätigkeitsanalyse geplante und ungeplante Tätigkeiten

Der Anteil der Stunden je Mitarbeiter für die geplanten Tätigkeiten (Reinigung, Rasenmähen, Gießen, Kontrolle, Sauberkeit, Hausbetreuung …) ergibt sich somit aus folgender Grafik:

Case Study Tätigkeitsanalyse Ergebnisse in Stunden

 


Zusammenfassung des Zeitaufwandes

Laut der Tätigkeitsanalyse sind die Hausbetreuer unterbesetzt. Die erfassten Zeiten berücksichtigen keine Vertreterregelung. Die Tätigkeiten variieren zudem zwischen Sommer und Winter.


Zusammenfassung des Zeitaufwandes für geplante Tätigkeiten

REFA Case Study Tätigkeitsanalyse Arbeitszeiten


 Fallbeispiel Potenzialanalyse >>

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